İhale onay belgesi

İhale onay belgesi, idarenin bir işi ihaleye çıkarmak için ihale yetkilisinden aldığı onayı gösteren belgedir. Yaklaşık maliyet hesap cetveli, şartnameler, sözleşme tasarısı ve diğer doküman bu belgeye eklenerek ihale yetkilisinin onayına sunulur (Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği md. 16).

Uygulamada

• Sürecin başlangıcı: Başvurular Yönetmeliği ihale sürecini, ihale yetkilisinin ihale onayını verdiği tarihten başlatır (md. 3). Şikâyet ve itirazen şikâyet yolu bu tarihten sözleşmenin imzalanmasına kadarki işlemler için açıktır.
• İşlem dosyasında: Onay belgesi ve eki yaklaşık maliyet hesap cetveli, her ihale için tutulan ihale işlem dosyasında yer alır; dosyada ilan metinleri, teklifler ve komisyon kararları da bulunur (4734 md. 7).
• Yaklaşık maliyetle ilişkisi: Yaklaşık maliyet, onay belgesi düzenlenmeden önce her türlü fiyat araştırması yapılarak KDV hariç hesaplanır (Yönetmelik md. 3). Yaklaşık maliyet isteklilere açıklanmaz (4734 md. 9).
• Ön ilan halinde: Ön ilan yapılacaksa onay belgesi yalnızca yaklaşık maliyet hesap cetveli eklenerek ön ilandan önce onaya sunulur; asıl ilandan önce yeni bir onay belgesi hazırlanır (Yönetmelik md. 16).
• EKAP'ta: Onay belgesi EKAP üzerinden düzenlenir ve ihale yetkilisi tarafından e-imzayla imzalanır (EKAP Yönetmeliği md. 8).
• Ödenek şartı: Ödeneği bulunmayan hiçbir iş için ihaleye çıkılamaz (4734 md. 5).

İhale işlem dosyası şikâyet incelemesinde de önemlidir: Kurumun itirazen şikâyette karar verme süresi, gerekli belgeler ile ihale işlem dosyasının Kurum kayıtlarına alındığı tarihten itibaren işler (4734 md. 56). Dokümanın diğer bileşenleri için sözleşme tasarısı maddesine bakın.