Muayene ve kabul

Muayene ve kabul, yüklenicinin teslim ettiği mal, hizmet veya yapım işinin sözleşme ve şartnamelere uygun olup olmadığının incelenmesi ve uygunsa teslim alınmasıdır. 4735 sayılı Kanuna göre bu incelemeyi, idarenin en az üç üyeyle kurduğu muayene ve kabul komisyonu yapar (md. 11).

Uygulamada

• Teslim şartı: Yüklenici malı veya işi idareye teslim etmeden muayene ve kabul işlemine başlanamaz (md. 11).
• Ara denetim: Sözleşmede hüküm varsa imalat veya üretim süreci gerektiren işler, belirli aşamalarda ve aralıklarla idarece denetlenebilir; bu denetim komisyonun yetki ve sorumluluğunu kaldırmaz (md. 11).
• Kısmi kabul: Taahhüdün tamamlanan ve tek başına kullanılabilen bölümleri için kısmi kabul yapılabilir (md. 11). Öngörülüyorsa bu kısımlar ve bitirme tarihleri sözleşme tasarısında yazılır (Kamu İhale Genel Tebliği md. 50).
• Belgeler kabulde istenebilir: Malın piyasaya arzı için gereken izin belgeleri yeterlik belgesi olarak istenmemişse, muayene ve kabul aşamasında sunulmaları teknik şartnamede veya sözleşme tasarısında düzenlenir. Yürütme aşamasındaki teknik yükümlülükler için komisyona sunulacak belgeler de açıkça yazılmalıdır (Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği md. 27–28).
• Şartlar dokümanda: Denetim, muayene ve kabul şartları idari şartnamede ve sözleşmede yer almak zorundadır (4734 md. 27/y; 4735 md. 7/p). Yapım işlerinde tip sözleşme bu konuda Yapım İşleri Genel Şartnamesine atıf yapar (Tebliğ md. 24).
• Görev ayrılığı: Bir sözleşmenin kontrol teşkilatında çalışan görevliler, o sözleşmeye ilişkin hizmet ve yapım işlerinin muayene ve kabul komisyonunda görev alamaz (Tebliğ md. 5).
• Komisyonun sorumluluğu: Komisyon başkan ve üyeleri görevlerini mevzuata uygun ve tarafsız yapmazsa disiplin ve ceza sorumluluğuyla karşılaşır (4735 md. 28).

Yapım işlerinde kabul iki aşamalıdır: geçici kabul ve kesin kabul. Kabul başvuruları ve komisyon tutanakları da EKAP'ta yürütülecek sözleşme işlemleri arasındadır (EKAP Yönetmeliği md. 14). İstenecek teknik özellikler için teknik şartname maddesine bakın.