Teminat mektubu şartları: e-form, süre, teyit ve iade

Kamu ihalelerinde teminatın en yaygın biçimi teminat mektubudur. Hem teklifle birlikte verilen geçici teminat hem de sözleşmeden önce verilen kesin teminat mektupla karşılanabilir. Ancak mektubun kabul edilmesi için kimin düzenlediği, hangi formda olduğu, ne kadar süreli olduğu ve EKAP'a nasıl bildirildiği belirleyicidir. Bu rehber 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu md. 34-35, 4735 sayılı Kanun md. 13-14 ve uygulama yönetmeliklerinin "Teminatlar" maddelerine göre bu şartları toplar. Teminat tutarını nasıl hesaplayacağınızı geçici teminat ve kesin teminat rehberlerinde anlattık; burada mektubun kendisine odaklanıyoruz.

Teminat olarak kabul edilen değerler

Kanun, teminat mektubunu iki tür belge olarak tanımlar: bankaların verdiği teminat mektupları ve Türkiye'de yerleşik sigorta şirketlerinin kefalet sigortası kapsamında düzenlediği kefalet senetleri (md. 4). Teminat olarak kabul edilen değerlerin tamamı şunlardır (md. 34):

Değer	Şart veya not	Dayanak
Tedavüldeki Türk parası	Komisyon teslim alamaz; muhasebe birimine yatırılır	md. 34
Teminat mektupları	Banka mektubu veya sigorta şirketinin kefalet senedi	md. 4, md. 34
Devlet İç Borçlanma Senetleri ve yerine düzenlenen belgeler	Faiz dahil ihraç edilenler anaparaya tekabül eden satış değeri üzerinden kabul edilir; muhasebe birimine yatırılır	md. 34
Yabancı banka mektupları	Türkiye'de faaliyetine izin verilen yabancı bankaların mektupları ile yurt dışı banka kontrgarantisiyle Türkiye'deki bankaların veya özel finans kurumlarının düzenlediği mektuplar	md. 34

Mektup dışındaki teminatları ihale komisyonu teslim alamaz; bunların muhasebe birimine yatırılması zorunludur. Verilen teminat, kabul edilen başka bir değerle değiştirilebilir. İdarece alınan teminatlar her ne suretle olursa olsun haczedilemez ve üzerlerine ihtiyati tedbir konulamaz (md. 34). Danışmanlık hizmet ihalelerinde dokümanda belirtilmişse geçici teminat alınması zorunlu değildir (md. 33).

Mektubun şekli: e-form ve EKAP

Teminat mektuplarının kapsam ve şeklini belirleme yetkisi Kamu İhale Kurumundadır; ilgili mevzuatına aykırı düzenlenen mektuplar kabul edilmez (md. 35). Bugün bu şekil, Kurumun yayımladığı e-formlarla belirlenir (Kamu İhale Genel Tebliği 18.1.1). Uygulama yönetmelikleri iki yolu birbirinden ayırır:

1. Yetkili kuruluş aracılığıyla alınan mektup: EKAP Yönetmeliğine göre teminat mektuplarına ilişkin işlemler, merkezî takas kuruluşu olarak faaliyet gösterenler dahil yetkili kuruluşlar aracılığıyla yürütülür (EKAP Yönetmeliği md. 6/4). Geçici teminat bu yolla alınmışsa, mektubun ayırt edici numarasını "sunulmayacak belgeler tablosunda" belirtmeniz yeterlidir (Mal UY md. 54/4; Hizmet UY md. 55/4).
2. Bu yolla alınmayan mektup: Kapsamı ve şekli e-forma uygun olmak zorundadır. E-forma uygun düzenlenmemiş mektup geçerli kabul edilmez (aynı hükümler).

EKAP'ta e-teklif, ihaleye katılım belgesindeki zorunlu alanlar doldurulmadan ve geçici teminat tutarı yeterli olmadan gönderilemez (EKAP Yönetmeliği md. 10/6). Teklif açılışında geçici teminatın uygun olup olmadığı EKAP sorgularıyla kontrol edilir (md. 11). Bu nedenle mektup tutarını, teklif bedelinizin %3'ünden az olmayacak şekilde son teklif tutarınıza göre belirleyin; tutar için geçici teminat hesaplama aracını kullanabilirsiniz. E-teklif adımları EKAP'ta e-ihale ve e-teklif rehberinde.

Bankaların bazı mektuplarda kullandığı "limit içi" ve "limit dışı" ibareleri mektubun geçerliliğini ve tahsil imkânını etkilemez; bu mektupların kabul edilmesi gerekir (Tebliğ 18.1.1).

Süre: otuz gün kuralı

Mektup	Süre kuralı	Dayanak
Geçici teminat	Geçerlilik tarihi yazılır; teklif geçerlilik süresinin bitiminden itibaren en az otuz gün, istekli belirler	4734 md. 35; Mal UY md. 54/5; Hizmet UY md. 55/5
Geçici teminat, süre uzarsa	Teklif geçerlilik süresi uzatılırsa mektup da aynı süreyle uzatılır	4734 md. 35
Geçici teminat, süresiz	Süresiz mektuplar ile asgari süreden uzun mektuplar kabul edilir	Tebliğ 18.2
Kesin teminat	İşin bitiş tarihi dikkate alınarak idare belirler	4734 md. 35
Kesin teminat, mal alımı	Kesin kabul tarihi, garanti öngörülmüşse garanti süresi dikkate alınır	Mal UY md. 54/6
Kesin teminat, hizmet alımı	Kabul tarihi, garanti öngörülmüşse garanti süresi dikkate alınır	Hizmet UY md. 55/6

İdare, idari şartnamenin geçici teminat maddesine teklif geçerlilik süresinin bitimine otuz gün ekleyerek bulduğu tarihi yazar; mektuptaki tarih bundan önce olmamalıdır (Tebliğ 18.2). Teklif geçerlilik süresi, teklif ve sözleşme koşulları değişmemek ve isteklinin kabulüyle, en fazla dokümandaki süre kadar uzatılabilir (md. 32). Kavram için sözlükteki teklif geçerlilik süresi maddesine bakın.

Örnek (gerçek ihale verisi değildir): Teklif geçerlilik süresi ihale tarihinden itibaren 90 takvim günü olan bir ihalede bu süre 90. günde bitiyorsa, geçici teminat mektubunun geçerlilik tarihi en erken bunun otuz gün sonrası olmalıdır. Daha uzun süreli bir mektup da geçerlidir.

Teyit ve ortak girişim

Gerekli görülürse idare, mektubu ilgili bankanın genel müdürlüğünden veya şubesinden, sigorta şirketinin genel müdürlüğünden ya da yetkilendirilmiş merkezî kuruluşların internet sayfalarından teyit edebilir. Resmî yazışmayla yapılan teyitlerde bankanın veya sigorta şirketinin en az iki yetkilisinin imzası bulunmalıdır (Mal UY md. 54/9; Hizmet UY md. 55/9).

Ortak girişimde toplam teminat, ortaklık oranına veya uzmanlık kısımlarına verilen teklif tutarlarına bakılmaksızın ortaklardan biri veya birkaçı tarafından karşılanabilir (Mal UY md. 54/7). Tek istisna: Bir ortak, Kanun kapsamındaki idarelere taahhüt edilenler dışında yurt dışında yapılan işlerden elde edilen iş deneyimini kullanıyorsa, teminatın en az iş ortaklığındaki hissesi oranındaki kısmını, konsorsiyumda ise uzmanlık kısmına verdiği teklifin toplam teklif içindeki oranındaki kısmını o ortak vermek zorundadır (aynı hüküm; Tebliğ 18.7). Ortaklık türleri için sözlükteki iş ortaklığı maddesine bakın.

İade ve hükümsüz kalma

• Geçici teminat: İhale üzerinde kalan ile ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin mektupları muhasebe birimine teslim edilir; diğer isteklilerin teminatları hemen iade edilir. İlk istekliyle sözleşme imzalanınca ikinci teklif sahibinin teminatı da hemen iade edilir (md. 34). İhale üzerinde kalanın geçici teminatı sözleşme imzalandıktan hemen sonra geri verilir (md. 44). İmza aşaması için sözleşme imzalama süreci rehberine bakın.
• Kesin teminat, yapım işi: Eksik ve kusurlar giderilip geçici kabul tutanağı onaylanınca yarısı, SGK ilişiksiz belgesi getirilip kesin kabul onaylanınca kalanı iade edilir (4735 md. 13).
• Kesin teminat, diğer işler: SGK ilişiksiz belgesi getirildikten sonra garanti süresi varsa yarısı, garanti bitince kalanı; garanti yoksa tamamı iade edilir. Piyasadan hazır alınıp satılan mal alımlarında ilişiksiz belgesi aranmaz (4735 md. 13).
• Borç mahsubu: Yüklenicinin bu işten idareye ve SGK'ya borçları süresinde ödenmezse kesin teminat paraya çevrilip borca mahsup edilir, kalanı iade edilir (4735 md. 13).
• Talep edilmeyen mektup: Mahsup gerekmeyen hallerde, yapım işinde kesin hesap ve kesin kabulün onayından, diğer işlerde kabul veya garanti bitiminden itibaren iki yıl içinde idarenin yazılı uyarısına rağmen talep edilmeyen kesin teminat mektupları hükümsüz kalır ve bankasına iade edilir; mektup dışındaki teminatlar Hazineye gelir kaydedilir (4735 md. 14).

Geçerlilik süresi dolduğu için teminat niteliğini yitiren kesin teminat mektuplarında da idareler 4735 md. 13 ve 14'e göre işlem yapar (Tebliğ 18.4.1).

Mektubu bankaya istemeden önce kontrol listesi

• İdari şartnamedeki geçici teminat tarihini okudunuz mu, mektuptaki tarih bundan önce mi?
• Tutar, vereceğiniz son teklif bedelinin %3'ünü karşılıyor mu?
• Mektup yetkili kuruluş üzerinden mi alınıyor, alınıyorsa ayırt edici numarayı not ettiniz mi?
• Değilse banka veya sigorta şirketi güncel e-formu kullanıyor mu?
• Ortak girişimseniz yurt dışı iş deneyimi kullanan ortağın teminat payı ayrıca karşılanıyor mu?
• Kesin teminat için bankanızla, işin kabul ve garanti süresini kapsayacak bir süre konuştunuz mu?

Teklif Atlası resmî bir kaynak değildir. İhale dokümanı EKAP hesabına giriş yapılarak indirilir, teklif EKAP'ta e-imzayla verilir; bağlayıcı teminat şartları ilgili ihalenin idari şartnamesinde yer alır.