EKAP'ta e-ihale ve e-teklif: kayıt, e-imza, e-eksiltme

Kamu ihalelerinde teklif artık fiilen EKAP (Elektronik Kamu Alımları Platformu) üzerinden verilir. Bu sürecin ana kuralları, 18 Mayıs 2024 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan ve Kamu İhale Kurumunun duyurusuyla yürürlük tarihi 1 Ağustos 2025'e alınan Kamu Alımlarının Elektronik Ortamda Yapılmasına İlişkin Uygulama Yönetmeliğinde (uygulama yönetmeliklerinde kısaca "EKAP Yönetmeliği") yer alır. Bu yönetmelik 2011 tarihli Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği'ni yürürlükten kaldırmıştır ve eski yönetmeliğe yapılan atıflar yeni yönetmeliğe yapılmış sayılır (md. 18). Yasal dayanak, 4734 sayılı Kanunun ek 1. maddesidir.

1. EKAP kaydı, kimlik doğrulama ve e-imza

EKAP üzerinden yürütülen süreçlere katılacak gerçek ve tüzel kişilerin EKAP'a kaydolması zorunludur; kayıt işlemleri esas olarak elektronik ortamda yapılır (md. 5). Platforma giriş için Kurum, kullanıcı adı ve şifresi, e-imza, e-Devlet Kapısı kimlik doğrulama gibi yöntemlerden birini veya birkaçını belirler (md. 4/6). Ancak teklif aşamasında yönetmelik açıktır: e-teklif, 5070 sayılı Kanun'daki güvenli elektronik imza ile imzalanarak gönderilir (md. 3/c, md. 3/e, md. 10/1). Firmanızda teklifi imzalayacak yetkili için e-imzayı ihale gününden önce temin edin ve test edin. Kayıtlı kişiler, EKAP'taki işlemleri yürütmek üzere başka kullanıcılara e-imza kullanarak yetki verebilir (md. 6/8).

EKAP'a kaydedilen bilgi ve belgelerin geçerli, doğru ve eksiksiz olması beklenir; hatalı belgeden doğan sorumluluk Kuruma yüklenemez (md. 4/4). İşlemlerin zamanı TÜBİTAK Ulusal Metroloji Enstitüsünün atom saatiyle tespit edilir (md. 4/5), yani "son dakika" gönderimlerde saniyeler belirleyicidir.

2. Doküman indirme zorunluluğu

İlanlarda sık gördüğünüz "EKAP hesabına giriş yaparak ihale dokümanını indirmeleri zorunludur" cümlesinin dayanağı EKAP Yönetmeliği md. 9 ve uygulama yönetmelikleridir (ör. Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği md. 23):

• Doküman EKAP'ta görülebilir; ancak istekli olabilecek sıfatını kazanmak için EKAP hesabına giriş yapılarak indirilmesi zorunludur.
• İlan yapılmayan ihalelerde dokümanı yalnız davet edilenler görebilir ve indirebilir.
• Ortak girişimlerde ortaklardan birinin indirmesi yeterlidir.
• Dokümanın görülmesi ve indirilmesi için bedel talep edilemez (Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği md. 23/4).

Dokümanı erken indirmenin pratik bir yararı daha vardır: zeyilname ve açıklamalar, o tarihe kadar EKAP hesabına giriş yaparak dokümanı indirenlerin tamamına bildirilir (EKAP Yönetmeliği md. 8/4). İndirmeyen firma değişikliklerden haberdar olmayabilir. Tebligatlar EKAP'taki bildirim kutunuza gelir; iş günlerinde 09.00-18.00 dışında gönderilen tebligat, izleyen ilk iş günü kutunuza ulaştırılır ve ulaştığı gün tebliğ tarihi sayılır (md. 7).

3. E-teklifin hazırlanması

E-teklif, başvuru/teklif mektubu ile ihaleye katılım belgesi ve diğer eklerden oluşur (md. 10/1). İhaleye katılım belgesi, katılım ve yeterlik kriterlerini sağladığınızı ve varsa fiyat dışı unsurları gösteren, EKAP'ta hazırlanan belgedir (md. 3/f). Bu belgede üç tür bilgi kullanılır (md. 10/2):

Bilgi türü	Kapsam	Not
Doğrudan EKAP'ta oluşturulan	EKAP'taki tanımlı alanlara girilen bilgiler	md. 10/2-a
Entegrasyonlar aracılığıyla erişilen	EKAP ile diğer elektronik sistemler arasındaki veri servislerinden gelen bilgiler	Teknik sorunda belge yüklenir (md. 10/2-b)
EKAP'a yüklenen	İlk iki yolla erişilemeyen belgeler	Sunuluş şekli için ilgili uygulama yönetmeliğine bakılır (md. 10/2-c)

Dikkat edilecek kurallar:

• Bilgi ve belgelerin tam, doğru ve güncel olmasından aday ve istekli sorumludur (md. 10/3).
• Ortak girişimde katılım belgesini her ortak ayrı hazırlar, teklif ortakların tamamı tarafından imzalanır (md. 10/4).
• Kısmi teklife açık ihalede katılım belgesi kısım bazındaki yeterlik kriterlerine göre hazırlanır (md. 10/5); bkz. kısmi teklif.
• Zorunlu alanlar doldurulmadan ve geçici teminat tutarı yeterli olmadan teklif gönderilemez (md. 10/6). Teminat mektubu işlemleri merkezi takas kuruluşu dahil yetkili kuruluşlar aracılığıyla yürütülür (md. 6/4); böyle alınan teminat mektubunun ayırt edici numarasının belirtilmesi yeterlidir (Mal UY md. 54/4). Tutar hesabı için geçici teminat rehberi ve hesaplama aracı.
• Teklifler EKAP'ta güvenli şifreleme yöntemleriyle saklanır (md. 10/7).
• Zeyilname düzenlenirse teklifinizi geri çekip yeniden verebilirsiniz (md. 8/4).

4. Teklif açma, değerlendirme ve sözleşme

1. Açma: Teklifler ihale tarih ve saatinde komisyon tarafından EKAP'ta açılır; yaklaşık maliyet, teklif verenler ve teklif fiyatları isteklilerin erişimine açılır. Geçici teminatın uygunluğu, yasaklılık ve kesinleşmiş vergi ya da SGK prim borcu bu aşamada EKAP sorgularıyla kontrol edilir; tutanak isteklilere bildirilir (md. 11/1-2). Yaklaşık maliyet rehberinde açıklanma kurallarını ayrıca anlattık.
2. Değerlendirme: Uygun bulunan tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci olması öngörülenler değerlendirilir; aşırı düşük teklif açıklaması istenen ihalelerde açıklama istenen tekliflerin tamamı değerlendirilir. Entegrasyonla erişilebilen belgeler teyit edilir; yüklenen belgeler ihtiyaç olmadıkça fiziki istenmez (md. 12/2-3).
3. Aşırı düşük teklif açıklaması: EKAP üzerinden e-imzayla gönderilir; EKAP'tan sunulmayan açıklama reddedilir (md. 12/4). Bkz. aşırı düşük teklif ve sınır değer.
4. Karar: Komisyon kararı e-imzayla imzalanır, ihale yetkilisi en geç beş iş günü içinde e-imzayla onaylar veya iptal eder; kesinleşen karar üç gün içinde bildirilir (md. 12/7-8).
5. Sözleşme: Davet EKAP üzerinden yapılır; sözleşme öncesi belgeler tebliğden itibaren 10 gün içinde (yabancılar için 12 gün ilaveyle) EKAP'tan e-imzayla gönderilir; sözleşme taraflarca EKAP'ta e-imzayla imzalanır ve sonuç ilanı EKAP ile Kamu İhale Bülteninde yayımlanır (md. 13).

Fiziki sunulması istenen belgeleri süresinde vermeyen veya yüklediğinden farklı belge sunan isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatı gelir kaydedilir (md. 12/9). Bu fiillerin Kanunun 17. maddesi kapsamında yaptırıma bağlanmasını öngören 12. maddenin onuncu fıkrasındaki bazı ibarelerin yürütmesi, mevzuat.gov.tr metnindeki nota göre Danıştay Onüçüncü Dairesinin 15/5/2026 tarihli ve E.:2026/548 sayılı kararıyla durdurulmuştur.

5. Elektronik eksiltme (e-eksiltme)

Kanunun ek 5. maddesine göre ilan ve dokümanda belirtilmişse açık ihale, belli istekliler arasında ihale ve 21/a, d, e pazarlık ihalelerinde değerlendirme tamamlandıktan sonra elektronik eksiltme yapılabilir; danışmanlık ihalelerinde uygulanmaz. Eksiltme yalnız işin bütün teknik özellikleri net olduğunda kullanılır ve eksiltme süresince isteklilerin kimlikleri açıklanmaz. Mal alımlarındaki ayrıntılar (Mal UY md. 58/B):

• Davet edilecek istekliler aynı anda davet edilir; davette zaman, süre, tur sayısı ve asgari fark aralığı belirtilir.
• Davetten itibaren iki iş günü geçmeden eksiltme başlamaz.
• Yeni teklifler EKAP'ta e-teklif olarak, en az asgari fark aralığı kadar eksiltilerek verilir; çok kalemli ihalelerde eksiltme kalem fiyatları üzerinden yapılır.
• Tur sayısı beşi geçemez; bir turda teklif vermeyen sonraki turlarda veremez.
• Her aşamada sıralamanız EKAP'ta bildirilir; teklif verenler, fiyatlar ve yaklaşık maliyet eksiltme bittikten sonra açıklanır (EKAP Yönetmeliği md. 11/3).

Terimin kısa tanımı için sözlükteki e-eksiltme ve e-teklif maddelerine bakın.

Geçiş hükmü: hangi ihalelerde henüz fiziki süreç olabilir?

EKAP Yönetmeliği'nin geçici 2. maddesine göre belli istekliler arasında ihale usulü ile 21/a, d ve e bentlerine göre yapılan pazarlık ihalelerinde e-teklif hükümleri ve 4735 sözleşme işlemlerine ilişkin 14. madde, Kurumun teknik altyapı tamamlanınca resmî internet sayfasında duyuracağı tarihe kadar uygulanmaz. Bu ihalelerde teklifin nasıl sunulacağını ilan ve idari şartnameden teyit edin; ayrıntı için belli istekliler arasında ihale ve pazarlık usulü rehberlerine bakabilirsiniz. Şikâyet ve itirazen şikâyet başvuruları da EKAP üzerinden yapılır (md. 6/9).

Teklif Atlası resmî bir kaynak değildir; ihale dokümanı yalnızca EKAP hesabına giriş yapılarak indirilir, teklif ise EKAP'ta e-imzayla verilir. Teklif günü yaklaşan ihaleleri bu hafta sayfasında görebilirsiniz.