EKAP Kaydı Nasıl Yapılır? Firma ve Şahıs İçin Adımlar

Kamu ihalesine teklif vermenin ilk teknik şartı EKAP (Elektronik Kamu Alımları Platformu) kaydıdır. 4734 sayılı Kanun EKAP'ı, idareler ile kamu alımı sürecine taraf olanların işlemlerini internet üzerinden yapabildiği ve Kamu İhale Kurumu tarafından yönetilen elektronik ortam olarak tanımlar (md. 4). Kayıt kuralları, 1 Ağustos 2025'te yürürlüğe giren Kamu Alımlarının Elektronik Ortamda Yapılmasına İlişkin Uygulama Yönetmeliğinde (kısaca EKAP Yönetmeliği) ve Kurumun kullanım kılavuzlarında yer alır. Bu rehber, bir firmanın veya şahıs işletmesinin kaydı nasıl tamamlayacağını adım adım anlatır.

Mevzuat ne diyor?

EKAP Yönetmeliği kaydı kısa ama kesin hükümlerle düzenler:

• EKAP üzerinden yürütülecek kamu alımı süreçlerine katılacak gerçek ve tüzel kişilerin kaydı zorunludur (md. 5/1).
• Kayıt işlemlerinin elektronik ortamda yapılması esastır; kayıt ve kullanıcılara ilişkin usul ve esasları Kurum belirler (md. 5/3).
• Giriş için Kurum "kullanıcı adı ve şifresi", "e-imza", "e-Devlet Kapısı Kimlik Doğrulama Sistemi" ve benzeri yöntemlerden birini veya birkaçını belirler (md. 4/6).
• Kayıtlı kişiler, EKAP'taki işlemleri yürütmek üzere e-imza kullanarak yetkilendirme yapabilir (md. 6/8).
• EKAP'a girilen bilgi ve belgelerin geçerli, doğru ve eksiksiz olması gerekir; aksi halde Kuruma sorumluluk yüklenemez (md. 4/4).

Yönetmelikte "e-imza", 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 4. maddesinde tanımlanan güvenli elektronik imza demektir (md. 3/c). Yürürlük tarihi ilk metinde 15/1/2025 iken, Kurumun 26 Aralık 2024 tarihli duyurusuyla 1/8/2025 olarak yeniden belirlenmiştir.

Kayıt yolunu belirleyin: MERSİS, ESBİS veya manuel

Kurumun Haziran 2025 tarihli "Gerçek/Tüzel Kişi Kayıt İşlemleri Kullanım Kılavuzu"na göre kayıt, kimliğin hangi sistemden doğrulanacağına göre üç yoldan biriyle yapılır:

Kim kaydoluyor?	Doğrulama kaynağı	Onay şekli
MERSİS'te kayıtlı şirket veya gerçek kişi	MERSİS (Merkezi Sicil Kayıt Sistemi)	Protokol imzaları tamamlanınca otomatik
ESBİS'te kayıtlı esnaf ve sanatkâr	ESBİS (Esnaf ve Sanatkârlar Bilgi Sistemi)	Protokol imzalanınca otomatik
MERSİS ve ESBİS'te kaydı olmayanlar	GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) entegrasyonu, manuel kayıt	Aktivasyon Merkezi değerlendirir

Kılavuza göre VKN'si MERSİS veya ESBİS'te kayıtlı olan bir kişi manuel olarak eklenemez; kayıt, listede çıkan kart üzerinden yapılmalıdır. Yabancı gerçek ve tüzel kişiler de manuel yöntemle kaydolur ve bunun için ayrı bir kılavuz yayımlanmıştır.

Adım adım kayıt

Kılavuzdaki akış özetle şöyledir:

1. Giriş ve yeni kayıt: EKAP'ta "Gerçek/Tüzel Kişilerim" sayfasında YENİ KAYIT'a basın. MERSİS veya ESBİS'te imza yetkilisi olduğunuz aktif kişiler listelenir; ilgili kartta kayıt oluşturun. Listede yoksa MANUEL EKLE ile VKN/TCKN girip GİB sorgusu yaptırın.
2. E-Kayıt Yönergesi: Açılan yönergeyi okuyup onaylayın.
3. Kişi bilgileri: Ünvan ve adres bilgileri MERSİS veya ESBİS'ten otomatik gelir. İletişim bilgilerini girin ve e-posta adresinize gelen doğrulama koduyla adresi doğrulayın.
4. İmza yetkilisi bilgileri: Temsil/yetki şekliniz sistemden gelir: münferiden, müştereken, sınırlı yetkili veya "herhangi biriyle/ikisiyle/üçüyle/dördüyle müşterek". Manuel kayıtta münferit ya da müşterek seçip yetki süresini girersiniz.
5. İmza bilgileri: Müşterek yetkide birlikte imza atacak yetkilileri seçin.
6. Protokol: "Gerçek/Tüzel Kişilerin Elektronik Kamu Alımları Platformunu Kullanımına İlişkin Protokol" metnini e-imzayla imzalayın. Seçilen diğer imza yetkilileri de kendi EKAP hesaplarıyla girip protokolü imzalar.
7. Onay: İmzalar tamamlanınca kayıt otomatik onaylanır ve firma kartı "Kayıtlı Gerçek/Tüzel Kişilerim" alanında görünür. İşlem yapmak için kartı seçip devam edersiniz.

Sık takılınan noktalar

Kılavuz, kaydı durduran birkaç durumu açıkça sayar. Önceden kontrol ederseniz ihale haftasında zaman kaybetmezsiniz:

• MERSİS'ten temsil/yetki şekli tanımsız gelirse veya kullanıcının birden fazla yetki şekli varsa (hem münferit hem müşterek gibi) kayda devam edilemez; MERSİS kaydının düzeltilmesi gerekir.
• Müşterek yetkide firma temsilci listesi MERSİS'ten boş geliyorsa kayıt ilerlemez.
• Protokol imzalanırken imzacılardan biri reddederse sistem kayıt başvurusunu siler.
• MERSİS'te imza yetkilisi görünmeyen biri için yapılan imza yetkilisi başvurusunda, taslak başvuru raporu indirilip değerlendirmeye gönderildikten sonra Kuruma resmî yazı ile imza beyannamesi veya sirküsü iletilmesi gerekir; bu yazı gelmedikçe başvuru kabul edilmez.

Kılavuzda ayrıca vekaletname ve azilname işlemleri ile "imzacı havuzu" (imza grupları) bölümleri bulunur. Teklifi bir çalışanınızın hazırlamasını istiyorsanız, kayıtlı kişiler EKAP işlemleri için e-imza kullanarak yetkilendirme yapabilir (EKAP Yönetmeliği md. 6/8).

Kayıttan sonra: doküman, tebligat, teklif

Kayıt tek başına sizi "istekli" yapmaz. İstekli olabilecek sıfatı için ihale dokümanının EKAP hesabına giriş yapılarak indirilmesi zorunludur (EKAP Yönetmeliği md. 9/1); ilan yapılmayan ihalelerde dokümanı yalnız davet edilenler görebilir ve indirebilir (md. 9/2). Ortak girişimlerde ortaklardan birinin indirmesi yeterlidir (md. 9/3). Dokümanı erken indirmenin bir yararı daha vardır: zeyilname ve açıklamalar, o tarihe kadar dokümanı indirenlerin tamamına bildirilir (md. 8/4).

Tebligatlar EKAP'taki bildirim kutunuza gelir. Tebligat iş günlerinde 09.00-18.00 arasında (yarım mesai günlerinde 09.00-13.00) yapılır; bu saatler dışında gönderilenler izleyen ilk iş günü kutunuza ulaştırılır ve ulaştığı tarih tebliğ tarihi sayılır (md. 7/1). E-posta veya SMS bildirimi gecikse bile tebligatın zamanı değişmez (md. 7/2). Bu nedenle kayıtta doğruladığınız e-posta adresinin düzenli okunması kritik önemdedir; şikâyet ve sözleşmeye davet süreleri bildirim kutusundaki tarihten işler.

Kayıt tamamlandıktan sonraki aşamalar için:

• E-teklif paketinin hazırlanması: e-teklif adım adım
• Platformun genel işleyişi ve e-eksiltme: e-ihale ve e-teklif
• Teklife eklenecek teminat: geçici teminat ve hesaplama aracı
• Terimler: EKAP, e-teklif

Hazırlık kontrol listesi

• Şirketin MERSİS kaydında imza yetkililerinin ve temsil şeklinin güncel olduğunu kontrol edin.
• Teklifi imzalayacak her yetkili için güvenli elektronik imzayı (e-imza) temin edip bilgisayarda test edin.
• E-posta ve cep telefonu bilgilerini, ihale ekibinin ortak takip ettiği adreslerle girin.
• Müşterek imzalı şirketlerde protokolü imzalayacak tüm yetkililerin aynı gün ulaşılabilir olmasını sağlayın.
• Kayıt tamamlandıktan sonra ilgilendiğiniz bir ihalenin dokümanını indirip bildirim kutusunun çalıştığını görün; yaklaşan ihaleler için bugün listesine bakabilirsiniz.

Teklif Atlası resmî bir kaynak değildir; ekran adları ve adımlar Kurumun kılavuzlarına dayanır ve EKAP güncellendikçe değişebilir. Güncel kılavuzlar EKAP Yardım Portalında yayımlanır.