E-Teklif Adım Adım: Teklif Paketini Hazırlama Rehberi

E-teklif, kâğıt zarfın yerini alan ve EKAP'ta e-imzayla gönderilen tekliftir. EKAP Yönetmeliği e-teklifi "EKAP üzerinden e-imza ile imzalanarak gönderilen elektronik teklif" olarak tanımlar (md. 3/e). Platformun genel işleyişini e-ihale ve e-teklif rehberinde anlattık; bu rehber ise tedarikçinin masasındaki işe odaklanır: teklif paketini hangi sırayla, hangi kontrollerle hazırlamalı? Henüz EKAP'a kayıtlı değilseniz önce EKAP kaydı adımlarını tamamlayın.

Paketin parçaları

EKAP Yönetmeliğinin 10. maddesine göre e-teklif; teklif mektubu, ihaleye katılım belgesi ve diğer eklerle hazırlanır, e-imzayla imzalanır ve ihale tarih ve saatine kadar gönderilir. İhaleye katılım belgesi, istenen katılım ve yeterlik kriterlerini sağladığınızı göstermek ve varsa fiyat dışı unsurların değerlendirilmesinde kullanılmak üzere EKAP'ta hazırlanan belgedir (md. 3/f).

Bileşen	İçerik	Dayanak	Sık yapılan hata
Teklif mektubu	E-forma göre teklif bedeli ve beyanlar	Yapım UY md. 54; Mal UY md. 52	Rakam ve yazının uyuşmaması
Birim fiyat teklif cetveli	Kalem kalem birim fiyat ve tutar	4734 md. 37; Genel Tebliğ md. 39	Çarpım veya toplamda aritmetik hata
İhaleye katılım belgesi	Yeterlik bilgileri, varsa fiyat dışı unsurlar	EKAP Yön. md. 3/f, md. 10/2	Güncel olmayan veya eksik bilgi
Geçici teminat	Teklif bedelinin en az yüzde üçü	4734 md. 33; EKAP Yön. md. 10/6	Tutarın veya süresinin yetersiz kalması
Ortak girişim beyannamesi	Pilot veya koordinatör ortak, hisseler	Yapım UY md. 32-33; Genel Tebliğ md. 16.4.9	Pilot ortağın yanlış gösterilmesi

1. Dokümanı indirin ve idari şartnameyi okuyun

Teklif verebilmek için ihale dokümanını EKAP hesabınıza giriş yaparak indirmeniz zorunludur (EKAP Yönetmeliği md. 9/1). İdari şartnamede şu maddeleri işaretleyin:

• Teklif türü: anahtar teslimi götürü bedel mi, birim fiyat mı? Ayrıntı için birim fiyat ve götürü bedel.
• Kısmi teklif verilip verilemeyeceği; kısmi teklife açık ihalede katılım belgesi kısım bazındaki yeterlik kriterlerine göre hazırlanır (md. 10/5).
• İstenen yeterlik belgeleri ve benzer iş tanımı.
• Teklif geçerlilik süresi; bu süre dokümanda belirtilir ve idare isterse isteklinin kabulüyle en fazla bir o kadar uzatılabilir (4734 md. 32).
• Varsa fiyat dışı unsurlar ve puanlaması; bkz. ekonomik açıdan en avantajlı teklif.

Belirsiz bir nokta varsa ihale tarihinden yirmi gün öncesine kadar yazılı açıklama talep edebilirsiniz (4734 md. 29; Yapım UY md. 27/3).

2. Teklif mektubu ve teklif cetvelini hazırlayın

Teklif mektupları e-formlar esas alınarak hazırlanır. Mal alımında birden fazla kalem varsa birim fiyat teklif mektubu kullanılması zorunludur (Mal UY md. 52/1). Yapım İşleri Uygulama Yönetmeliğine göre teklif mektubunun şu şartları taşıması zorunludur (md. 54/2):

1. Yazılı olması.
2. İhale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi.
3. Teklif bedelinin rakam ve yazıyla birbirine uygun olarak açıkça yazılması.
4. Kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması.
5. Türk vatandaşı gerçek kişilerde T.C. kimlik numarası, Türkiye'de faaliyet gösteren tüzel kişilerde vergi kimlik numarasının belirtilmesi.
6. Yetkili kişilerce imzalanmış olması.

Bu şartlardan birini taşımayan mektup teklifin esasını değiştiren eksiklik sayılır; düzeltilemez ve teklif değerlendirme dışı kalır (Yapım UY md. 54/5). Birim fiyat teklif cetvelinde ise her kalemin miktarı ile birim fiyatın çarpımı ve toplamlar kontrol edilir; aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır (4734 md. 37). Toplam teklif tutarı virgülden sonra en yakın iki basamağa yuvarlanır; yarım kuruş ve üzeri bir kuruşa tamamlanır (Genel Tebliğ md. 39.2). Cetveli göndermeden önce ikinci bir kişiye hesaplatın.

3. İhaleye katılım belgesini doldurun

Katılım belgesinde üç tür bilgi kullanılır (EKAP Yönetmeliği md. 10/2):

• EKAP'ta doğrudan oluşturulan bilgiler (tanımlı alanlara girdikleriniz),
• Entegrasyonlarla erişilen bilgiler (başka kamu sistemlerinden otomatik gelenler),
• Bu iki yolla erişilemeyen ve EKAP'a yüklenen belgeler. Entegrasyonda teknik sorun olursa ilgili belge de yüklenir; yüklenen belgelerin sunuluş şekli için ilgili uygulama yönetmeliği esas alınır.

Bilgilerin tam, doğru ve güncel olmasından aday ve istekli sorumludur (md. 10/3). Değerlendirmede entegrasyonla veya kamu kurumlarının internet sayfalarından erişilebilen bilgiler teyit edilir; teyit edilemeyen yüklenmiş belgeler ihtiyaç olmadıkça fiziki istenmez (md. 12/3). İdare fiziki belge isterse ve siz verilen makul sürede sunmaz ya da yüklediğinizden farklı bir belge verirseniz teklifiniz değerlendirme dışı kalır ve geçici teminatınız gelir kaydedilir (md. 12/9). İş deneyimi bilgisini girerken iş deneyim belgesi rehberindeki güncelleme kurallarına dikkat edin.

4. Geçici teminatı ayarlayın

Geçici teminat, teklif edilen bedelin yüzde üçünden az olmamak üzere sizin belirleyeceğiniz tutardır (4734 md. 33). EKAP, teminat tutarı yeterli değilse teklifin gönderilmesine izin vermez (EKAP Yönetmeliği md. 10/6). Teminat mektubu işlemleri merkezi takas kuruluşu dahil yetkili kuruluşlar aracılığıyla yürütülür (md. 6/4); bu yolla alınan mektupta ayırt edici numarayı belirtmeniz yeterlidir (Yapım UY md. 56/4). Yapım ihalelerinde mektubun geçerlilik tarihi, teklif geçerlilik süresinin bitiminden itibaren en az otuz gün sonrası olarak belirlenir (Yapım UY md. 56/5). Tutarı geçici teminat hesaplama aracı ile kontrol edebilirsiniz.

5. İmzalayın, gönderin ve sonrasını izleyin

Teklif e-imzayla imzalanır ve ihale tarih ve saatine kadar gönderilir (md. 10/1). İşlem zamanları TÜBİTAK Ulusal Metroloji Enstitüsünün atom saatiyle tespit edilir (md. 4/5); son dakikaya bırakmayın. Ortak girişimde katılım belgesini her ortak ayrı hazırlar ve teklifi tüm ortaklar imzalar (md. 10/4); bkz. iş ortaklığı ve konsorsiyum.

Gönderdikten sonra teklif geri alınamaz ve değiştirilemez; tek istisna zeyilnamedir (4734 md. 30). Zeyilname yayımlanırsa teklifinizi geri çekip yeniden verebilirsiniz (EKAP Yönetmeliği md. 8/4; ayrıntı için zeyilname).

İhale saatinde teklifler EKAP'ta açılır; yaklaşık maliyet, teklif verenler ve fiyatlar isteklilerin erişimine açılır ve geçici teminat, yasaklılık ile kesinleşmiş vergi veya SGK prim borcu kontrol edilir (md. 11/1). Belgelerinizde teklifin esasını değiştirmeyen bir bilgi eksikliği görülürse idare yazılı olarak tamamlatır (4734 md. 37); yapım ihalelerinde bu süre iki iş gününden az olamaz ve süresinde tamamlamayanın teminatı gelir kaydedilir (Yapım UY md. 57/5). Bu süreçte EKAP bildirim kutunuzu her gün kontrol edin.

Gönderim öncesi son kontrol

• Teklif bedeli rakam ve yazıyla aynı mı, cetvel toplamı mektuptaki tutarla eşleşiyor mu?
• Geçici teminat tutarı yüzde üçün altında kalmıyor, geçerlilik tarihi yeterli mi?
• Katılım belgesindeki iş deneyimi, ciro ve belge tarihleri ihale veya son başvuru tarihi itibarıyla güncel mi?
• Ortak girişimde her ortağın katılım belgesi hazır, tüm imzacıların e-imzası çalışır durumda mı?
• Son teklif gününü ve saatini dokümandan bir kez daha teyit ettiniz mi?

Teklif Atlası resmî bir kaynak değildir; bağlayıcı olan EKAP'taki ihale dokümanıdır. Doküman EKAP hesabına giriş yapılarak indirilir, teklif e-imzayla verilir.