Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımları rehberi

Temizlik, güvenlik, yemek dağıtımı veya şoförlü araç gibi işlerde idare çoğu zaman bir "iş" değil, belirli sayıda çalışanın emeğini satın alır. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu bu tür alımlara "personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı" adını verir ve onlara özel kurallar bağlar (md. 62/e). Teklif fiyatının büyük kısmı asgari işçilik maliyeti olduğundan, bu ihalelerde rekabet dar bir marj içinde yapılır; hesap hatası teklifinizin doğrudan elenmesine yol açabilir. Bu rehber tanımı, teklif bileşenlerini, aşırı düşük teklif kuralını ve Kamu İhale Kurumunun işçilik hesaplama aracını anlatır.

Tanım: dört koşul

Kanuna göre personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı, aşağıdaki dört koşulu birlikte taşıyan alımdır (md. 62/e-2; Kamu İhale Genel Tebliği 78.1.1):

Koşul	Ne anlama gelir
Personel sayısı dokümanda belirlenmiş	İdare kaç kişi çalışacağını yazar
Çalışma saatlerinin tamamı idare için	Personel başka işte kullanılmaz
Yaklaşık maliyetin en az %70'i işçilik	Asgari işçilik maliyeti ile varsa ayni yemek ve yol dahil işçilik gideri
Süreklilik	İş niteliği gereği sürekli

Bazı işler koşullara bakılmadan sınıflandırılır:

• Kapsam dışı: Danışmanlık, hastane bilgi yönetim sistemi ve çağrı merkezi hizmetleri personel çalıştırılmasına dayalı sayılmaz (md. 62/e-2; Tebliğ 78.1.2). Ancak bu iki hizmet koşulları taşıyorsa tekliflerin hazırlanması ve değerlendirilmesinde bu tür ihalelere ait kurallar aynen uygulanır (Tebliğ 78.1.4).
• Kapsam içi: Mahalli idare veya şirketlerinin bütçelerinden yapılan, yıl boyu süren park ve bahçe bakım-onarımı, çöp toplama, cadde, sokak ve meydan temizliği gibi işler personel çalıştırılmasına dayalı kabul edilir (md. 62/e-2). Tebliğ bu listeye refüj ve yeşil alan bakımı, ağaç budama ve sürücülü araç veya iş makinesi kiralama gibi işleri ekler (78.1.3).
• Karma işler: Sözleşmede nitelikçe farklı hizmet türleri varsa değerlendirme her tür için ayrı yapılır (md. 62/e-2). Kısmi teklife açık ihalede kısımlardan biri bu nitelikteyse ihalenin tamamı personel çalıştırılmasına dayalı sayılır (Tebliğ 78.1.5).

Kanundaki sınır ve idarenin beyanı

Kanunun 62/e-1 bendi, 5018 sayılı Kanuna ekli cetvellerdeki kamu idareleri, döner sermayeli kuruluşları, il özel idareleri, belediyeler ve bunların şirketleri gibi sayılan idarelerin belirtilen bütçelerden personel çalıştırılmasına dayalı veya niteliği itibarıyla bu sonucu doğuran hizmet alımı yapamayacağını hükme bağlar. Kurum, bir alımın bu nitelikte olup olmadığına ilişkin usul ve esasları belirlemeye yetkilidir (md. 62/e-3).

Bu nedenle idare, hizmet alımlarında işçilik giderinin yaklaşık maliyetteki ağırlığını ve işin süreklilik taşıyıp taşımadığını gösteren Kurum formunu doldurup EKAP'a kaydeder (Tebliğ 69.2). İlan ön kontrolünde Kurum bir alımın bu nitelikte olduğunu tespit ederse ilan iade edilir; ilan işlemleri ancak alımın 62/e'ye aykırı olmadığına dair, idarenin en üst yöneticisinin (il özel idaresinde valinin, belediyede belediye başkanının) imzaladığı yazı Kuruma ulaştıktan sonra devam eder (Tebliğ md. 30).

Teklif fiyatının bileşenleri

Bu ihalelerde teklif birim fiyat üzerinden alınır ve birim fiyat sözleşme imzalanır (Tebliğ 78.5); kavram için sözlükteki birim fiyat maddesine bakın. Teklif bedeli, varsa yüklenici kârı ile şu bileşenlerden oluşur (Tebliğ 78.30):

1. Asgari işçilik maliyeti: İhale tarihindeki brüt asgari ücret veya idari şartnamede belirlenen yüzde fazlası, bayram, genel tatil ve fazla çalışma ücretleri, nakdi yemek ve yol gibi prime esas kazanca giren ödemeler ile işveren sigorta primlerinin toplamı.
2. İşçilikle bağlantılı ayni giderler: Şartnamede işçi sayısına bağlı olarak teklife dahil edilmesi istenen ayni giderler.
3. Hizmetin yürütülmesine yardımcı unsurlar: Şartnamede belirtilen yardımcı girdiler.
4. Sözleşme giderleri ve genel giderler: Damga vergisi, Kurum payı, noter masrafı, giyim, iş sağlığı ve güvenliği, eğitim, yaka kartı gibi giderler için her işçilik birim fiyatı üzerinden %4 oranında hesaplanır.

Hesapta ihale tarihinde yürürlükte olan asgari ücret esas alınır (Tebliğ 78.6). İsteklinin emekli personel çalıştıracağını belirtmesi işveren payı hesabını değiştirmez (78.7). İdare kısa vadeli sigorta kolları prim oranını şartnamede belirtir ve teklif bu orana göre hazırlanır (Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği md. 10/3; Tebliğ 78.11). Asgari ücretin üzerinde ödeme öngörülürse, bu ücretin brüt asgari ücretin yüzde kaç fazlası olacağı şartnamede açıkça yazılır (Hizmet UY md. 10/4). Yaklaşık maliyetin bu ihalelerde nasıl hesaplandığını yaklaşık maliyet rehberinde de bulabilirsiniz.

İşçi sayısı üzerinden teklif alınması uygun görülmeyen iş kalemleri varsa, idare asgari personel sayısını dokümanda belirtmek kaydıyla bu kalemlerde iş kalemi üzerinden teklif alabilir; asgari işçilik maliyeti yine toplam personel sayısı üzerinden hesaplanır (Hizmet UY md. 10/5; Tebliğ 78.5.2).

Aşırı düşük teklif ve değerlendirme dışı kalma

Personel çalıştırılmasına dayalı ihalelerde iki ayrı eleme kuralı vardır:

• Doğrudan değerlendirme dışı: Sözleşme gideri ve genel giderler dahil toplam asgari işçilik maliyetinin altında işçilik bedeli sunan isteklinin teklifi, ihale dokümanına aykırı sayılarak değerlendirme dışı bırakılır (Tebliğ 78.29).
• Sınır değer: Bu ihalelerde kâr hariç yaklaşık maliyet sınır değer olarak kabul edilir (Tebliğ 79.1.1). Personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımlarında ise sınır değer, Tebliğdeki formül ve Kurumun her yıl 1 Şubat'tan geçerli olarak ilan ettiği R katsayısıyla hesaplanır (79.1.2-79.1.3).

Teklifi sınır değerin altında kalan istekliden açıklama istenip istenmeyeceği, yaklaşık maliyetin eşik değerin yarısına göre konumuna ve ilandaki tercihe bağlıdır (Hizmet UY md. 59). Açıklama istenirse idare e-form kullanır, önemli teklif bileşenlerini tek tek sayar ve en az üç iş günü süre verir (Tebliğ 79.2.1). Yöntemlerin ayrıntısı için aşırı düşük teklif ve sınır değer rehberine bakın.

İşçilik Hesaplama Modülü

Kamu İhale Kurumu, bu ihaleler için bir İşçilik Hesaplama Modülü hazırlamıştır ve modüle Kurumun internet sayfasından erişilir. Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde tekliflerin değerlendirilmesinde, sözleşme ve genel giderler dahil asgari işçilik maliyetinin bu modülle hesaplanması zorunludur (Tebliğ 79.3.3). Teklifinizi hazırlarken aynı aracı kullanmak, idarenin yapacağı hesapla tutarlı kalmanızı sağlar. Teklif Atlası bu modülün yerine geçecek bir hesap aracı sunmaz.

Fiyat farkı ve toplu sözleşme

İhale dokümanında, işçilik maliyetlerine ilişkin fiyat farkı hesaplanacağının belirtilmesi gerekir (Tebliğ 81.1). 4735 sayılı Kanun, 62/e uyarınca ihale edilen işlerde alt işverenin münhasıran kamu işyerlerinde çalıştırdığı işçileri kapsayan toplu iş sözleşmelerinin, alt işverenin yetkilendirmesiyle kamu işveren sendikalarından biri tarafından yürütüleceğini; bu yolla belirlenen ücret ve sosyal haklardan doğan artış kadar fiyat farkı ödeneceğini düzenler (4735 md. 8). Kavram için sözlükteki fiyat farkı maddesine bakın.

Personel çalıştırılmasına dayalı olmayan ama personel sayısı yazan işler

Bir hizmet alımı bu nitelikte olmasa bile dokümanda haftalık çalışma saatlerinin tamamını idarede geçirecek personel sayısı belirtilmişse, teklif fiyatına işçilik gideri dahil edilir ve her işçilik maliyeti için birim fiyat teklif cetvelinde ayrı satır açılır. Bu satırlarda sözleşme gideri ve genel giderler dahil asgari işçilik maliyetinin altında teklif veren isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılır (Tebliğ 78.3, 78.3.1).

Teklif öncesi kontrol listesi

• İdari şartnamede brüt asgari ücret mi, yüzde fazlası mı öngörülmüş?
• Bayram, genel tatil ve fazla çalışma için gün, kişi ve saat sayıları yazılmış mı?
• Nakdi yemek ve yol bedelinin günlük brüt tutarı ve gün sayısı belli mi?
• Kısa vadeli sigorta kolları prim oranı şartnamede ne?
• Aynı ilde elli veya daha fazla işçi öngörülüyorsa engelli işçiler için ayrı satır açılmış mı (Tebliğ 78.28)?
• Hesabınızı Kurumun İşçilik Hesaplama Modülü ile karşılaştırdınız mı?
• %4 sözleşme ve genel gideri her işçilik birim fiyatına eklediniz mi?

Personel sayısının yeterlik kriteri olarak istenemeyeceğini mesleki ve teknik yeterlik rehberinde anlattık. Hizmet ilanlarını kategori bazında kategori sayfalarında görebilirsiniz. Teklif Atlası resmî bir kaynak değildir; ihale dokümanı EKAP hesabına giriş yapılarak indirilir ve teklif e-imzayla verilir.