Elektronik eksiltme (e-eksiltme) nasıl işler? Adım adım

Elektronik eksiltme, tekliflerin ilk değerlendirmesi bittikten sonra yeterli bulunan isteklilerin EKAP'ta yeniden ve daha düşük fiyat veya daha iyi değerler teklif ettiği bir tekrarlı turdur. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu bunu, yeni fiyatların veya teklif unsurlarına ilişkin yeni değerlerin bir elektronik araçla otomatik değerlendirme metotlarıyla yeniden sıralandırıldığı tekrar eden işlemler olarak tanımlar (md. 4). Usulün çerçevesi Kanunun ek 5. maddesinde, uygulama ayrıntıları ise mal, hizmet ve yapım uygulama yönetmeliklerinde yer alır. EKAP'ta teklif vermenin genel adımlarını EKAP'ta e-ihale ve e-teklif rehberinde anlattık; burada eksiltme aşamasına odaklanıyoruz. Kısa tanım için sözlükteki e-eksiltme maddesine de bakabilirsiniz.

Hangi ihalelerde yapılabilir?

Kanuna göre ilan ve dokümanda belirtilmesi kaydıyla açık ihale, belli istekliler arasında ihale ve 21/a, d ve e bentlerine göre yapılan pazarlık ihalelerinde, tekliflerin değerlendirilmesi tamamlandıktan sonra eksiltme yapılabilir. Dinamik alım sistemi ve çerçeve anlaşma kapsamındaki ihalelerde de uygulanabilir. 48. madde kapsamındaki danışmanlık ihalelerinde uygulanmaz. Eksiltme ancak alımın bütün teknik özellikleri net olarak belirlenmişse kullanılabilir (ek md. 5).

Uygulama yönetmelikleri kapsamı iş türüne göre şöyle çizer:

İş türü	Kapsam	Eksiltme konusu	Dayanak
Mal alımı	Açık ihale ve belli istekliler arasında ihale	Fiyat ve/veya fiyat dışı unsurlar	Mal UY md. 58/B
Hizmet alımı	Açık ihale ve belli istekliler; hizmet alımı yoluyla yapılan danışmanlık hariç	Aşırı düşük teklif açıklaması istenmeden sonuçlanan ihalelerde fiyat veya fiyatla birlikte fiyat dışı unsurlar; diğerlerinde yalnız fiyat dışı unsurlar	Hizmet UY md. 59/B
Yapım işi	Açık ihale ve belli istekliler; ön projeyle çıkılan işler hariç	Hizmet alımıyla aynı ayrım	Yapım UY md. 60/B

Hizmet ve yapım işlerindeki ayrım önemlidir: Kanunun 38. maddesindeki aşırı düşük teklif açıklaması istenerek sonuçlandırılan ihalelerde fiyat üzerinden eksiltme yapılmaz, yalnızca fiyat dışı unsurlar eksiltmeye konu olabilir. Aşırı düşük teklif sorgulamasının işleyişi için aşırı düşük teklif ve sınır değer rehberine bakın.

Adım adım eksiltme

1. İlk değerlendirme: Eksiltmeden önce teklifler ihale dokümanındaki şartlara göre değerlendirilir (ek md. 5).
2. Davet: Yeterli bulunan istekliler, ilgili e-form kullanılarak aynı anda davet edilir. Davet edilmeyecek isteklilere gerekçeleri eksiltme başlamadan önce bildirilir. Eksiltme gerekirse ertelenebilir (Mal UY md. 58/B-2).
3. Davetin içeriği: Eksiltmeye konu fiyat ve/veya fiyat dışı unsurlar, eksiltmenin zamanı, süresi, tur sayısı ve asgari fark aralığı davette yer alır (md. 58/B-3). Kanun ayrıca her aşamayı gösteren bir zaman çizelgesinin davetle iletileceğini düzenler (ek md. 5).
4. Bekleme: Davetin gönderildiği tarihten itibaren iki iş günü geçmeden eksiltme başlamaz (ek md. 5; md. 58/B-6).
5. Yeni teklifler: Yeni teklifler EKAP'ta e-teklif olarak verilir ve en az asgari fark aralığı kadar eksiltilmelidir. Birden fazla kalemden oluşan ihalelerde veya kısımlarda eksiltme kalem fiyatları üzerinden yapılır; eksiltilmiş kalem fiyatlarının toplamı eksiltilmiş teklif sayılır (md. 58/B-4).
6. Sıralama: Her aşamada isteklilere o andaki sıralamaları EKAP'ta bildirilir (md. 58/B-7). İsteklilerin kimlikleri eksiltme süresince açıklanamaz (ek md. 5).
7. Tur sınırı: Tur sayısı beşi geçemez; bir turda yeni teklif vermeyen istekli sonraki turlarda teklif veremez (md. 58/B-9).
8. Son teklif: Eksiltmeye katılarak yeni teklif verenlerin son teklifleri geçerli kabul edilir, önceki teklifleri değerlendirmeye alınmaz (md. 58/B-10).

Aynı kurallar hizmet alımlarında Hizmet UY md. 59/B'de, yapım işlerinde Yapım UY md. 60/B'de tekrarlanır.

Eksiltme ne zaman biter?

Kanun üç bitiş koşulu sayar; bunlardan biri veya birkaçı gerçekleşince eksiltme sona erer (ek md. 5):

• Davette belirtilen tamamlanma tarih ve saatinin dolması.
• Davette bildirilen bekleme süresi içinde asgari fark aralığını sağlayan yeni teklif gelmemesi.
• Davette bildirilen tur sayısının tamamlanması.

Eksiltmeye yeni bir isteklinin katılmasına yol açacak bir değişiklik nedeniyle eksiltme tekrarlanırsa, yeni eksiltme önceki eksiltmede verilen son teklifler üzerinden yapılır (md. 58/B-10).

Açılışta ve sonrasında neyi görürsünüz?

Fiyat veya fiyatla birlikte fiyat dışı unsurlar üzerinden eksiltme öngörülen ihalelerde, tekliflerin açıldığı aşamaya ilişkin tutanak eksiltmeden önce her isteklinin yalnızca kendi durumunu görebileceği şekilde hazırlanır. Teklif verenler, teklif fiyatları ve eksiltmeye konu fiyat dışı unsur değerleri, yaklaşık maliyetle birlikte eksiltme tamamlandıktan sonra açıklanır (Mal UY md. 58/B-5; EKAP Yönetmeliği md. 11/3). Bu, eksiltmesiz ihalelerden farklıdır: orada yaklaşık maliyet ve fiyatlar açılışta görülür (EKAP Yönetmeliği md. 11/1).

Ekonomik açıdan en avantajlı teklif fiyat dışı unsurlar da dikkate alınarak belirleniyorsa, ilk değerlendirme sonucu ile yeni tekliflere göre sıralamayı düzenleyen matematiksel formül de davette bildirilir. Formül, ilanda veya dokümanda belirtilen bütün unsurları ve varsa nispi ağırlıklarını içerir (ek md. 5; md. 58/B-8). Kavram için sözlükteki fiyat dışı unsur maddesine bakın.

Eşitlik, fiyat farkı ve kısımlar

• Eşit teklif: Yapım işlerinde ekonomik açıdan en avantajlı teklifin yalnız fiyata göre belirlendiği ve elektronik eksiltme yapılan ihalelerde, teklifler eşitse ihale üzerinde kalan istekli, teklifi eşit olanlar davet edilerek ihale komisyonunca kura çekilmek suretiyle belirlenir (Yapım UY md. 64/1).
• Fiyat farkı: Fiyat farkı hesabında temel endeksin tespitinde, elektronik eksiltme uygulanan ihalelerde eksiltme tarihi ihale tarihi olarak dikkate alınır (Kamu İhale Genel Tebliği 97/B).
• Kısımlı ihaleler: Eksiltme kısım içindeki kalem fiyatları üzerinden yürür (md. 58/B-4); kısımların diğer kuralları için kısmi teklif ve kısımlı ihaleler.
• Çerçeve anlaşma: Kanun çerçeve anlaşma kapsamındaki ihalelerde de eksiltmeye izin verir (ek md. 5); bkz. çerçeve anlaşma ve ortak alım.

İstekli açısından pratik notlar

Eksiltme, ilk teklifi verdikten sonra fiyatın yeniden tartışıldığı kısa bir aşamadır. Hazırlıklı girmek için:

• İlanda e-eksiltme yapılacağı yazıyorsa, ilk teklifinizi verirken eksiltmede inebileceğiniz en düşük tutarı önceden hesaplayın.
• Davet geldiğinde tur sayısını, tur sürelerini, bekleme süresini ve asgari fark aralığını not alın.
• E-imzanızın ve EKAP oturumunuzun eksiltme saatinde çalıştığından emin olun; işlem zamanları EKAP'ta atom saatiyle tespit edilir (EKAP Yönetmeliği md. 4/5).
• Bir turu atlarsanız sonraki turlarda teklif veremeyeceğinizi unutmayın.
• Kalem bazlı eksiltmede her kalemi asgari fark kadar düşürmeniz ve toplamı doğru almanız gerekir.
• Eksiltme sonunda vereceğiniz fiyat kesin teminat ve sözleşme bedelinin dayanağı olacağından, maliyetin altına inmeyin.

İlanında e-eksiltme bulunan ihaleleri bu hafta sayfasında da görebilirsiniz. Teklif Atlası resmî bir kaynak değildir. İhale dokümanı EKAP hesabına giriş yapılarak indirilir, teklif ve eksiltme teklifleri EKAP'ta e-imzayla verilir; bağlayıcı eksiltme şartları davet yazısında ve idari şartnamede yer alır.